AI-automatisering
Automatiseer het herhaalbare deel.
Houd het oordeel bij mensen.
Workflows die werk verplaatsen tussen de tools die je al gebruikt: aanvragen, documenten, opvolging, records. AI leest wat gelezen moet worden, regels doen de rest, en uitzonderingen gaan naar een mens, met context. Voor bedrijven van tien tot honderd mensen die op een stapel tools draaien.
Wanneer dit past
- Dezelfde gegevens worden elke dag in twee of drie systemen overgetypt.
- Facturen, orders en aanvragen worden met de hand gecontroleerd, en één verkeerd getal kost een week.
- Opvolging hangt af van wie het onthoudt, dus schiet het erbij in als het druk is.
- Eén persoon kent de routine, en alles wacht als die persoon er niet is.
Welke processen we automatiseren
De term waar de meeste mensen op zoeken is bedrijfsprocessen automatiseren, en in de praktijk gaat het bijna altijd om vier families. Intake: een aanvraag, een order of een inschrijving komt binnen via mail, formulier of portaal en moet een compleet dossier worden in je eigen systeem, zonder dat iemand het overtypt. Documenten: facturen, pakbonnen, contracten en bonnetjes die gelezen moeten worden, gecontroleerd tegen wat je verwachtte en op de juiste plek gezet. Opvolging: het bericht dat op dag twee, dag zeven en dag dertig weg moet, of iemand het nu onthoudt of niet. En rapportage: de cijfers die nu op vrijdagmiddag met de hand bij elkaar worden geraapt.
Wat dit intelligente automatisering maakt in plaats van een stapel regels, is alleen het lezen. Een model is goed in het omzetten van een rommelige zin, een scan of een ongestructureerde mail naar nette velden. Het is niet goed in beslissen, en dat vragen we er ook niet van. Regels beslissen, het workflowplatform verplaatst het werk, en alles wat buiten het patroon valt gaat naar een mens met de volledige context erbij, in plaats van naar een logboek dat niemand opent.
Wanneer iets anders beter past
Niet elke herhaling is het automatiseren waard. Gebeurt een stap twee keer per maand, veranderen de regels sneller dan je ze kunt opschrijven, of zit het hele proces in het oordeel van één persoon, dan kost een workflow meer dan hij oplevert en zeggen we dat. Soms is het echte antwoord dat twee systemen gewoon gekoppeld moeten worden, of dat een formulier drie vragen meer moet stellen. Dat zijn goedkopere projecten, en we doen liever het goedkope goed dan dat we het dure verkopen.
Wat je krijgt
- Workflow- en procesautomatisering. De route die een stuk werk door je tools aflegt, één keer vastgelegd en daarna elke keer op dezelfde manier uitgevoerd.
- E-mail- en opvolgreeksen. Berichten die op tijd weggaan, met de inhoud en de afzender die het moment vraagt, en die stoppen zodra er een mens antwoordt.
- Document- en factuurverwerking. Een pdf of een scan lezen, controleren tegen de order of het contract, en wegzetten waar je boekhouding hem verwacht.
- CRM- en operationele workflows. Dossiers die compleet blijven omdat het proces ze vult, en niet degene die toevallig even tijd heeft.
- API- en tool-naar-toolkoppelingen. De koppelingen tussen de systemen waar je al voor betaalt, zodat dezelfde gegevens één keer worden ingevoerd.
- Monitoring, meldingen en uitzonderingen. Een getal op elke workflow, een melding als hij afdrijft, en een aangewezen persoon voor alles wat het patroon niet dekt.
Wat de omvang van het project bepaalt
We publiceren geen tarieven, want dezelfde vraag kost heel verschillende bedragen, afhankelijk van dingen die je in twintig minuten kunt benoemen. Wat eraan trekt: hoeveel stappen de workflow heeft en hoeveel daarvan uitzonderingen zijn; hoeveel systemen er gekoppeld moeten worden en of die een fatsoenlijke API hebben of alleen een inlogscherm; hoe schoon je data al is; of één team hiermee werkt of vijf; en hoeveel van de controle bij een mens moet blijven omdat een fout duur is. Wat er nauwelijks aan trekt, is het model. Na het eerste gesprek spreken we een vaste omvang af voor de eerste stap, zodat je weet waar je ja tegen zegt voordat er iets gebouwd wordt, en de stap daarna blijft een aparte beslissing.
Hoe we werken
- Eerste gesprek. Een half uur over hoe je bedrijf nu draait, zonder presentatie. Je gaat weg met minstens twee concrete kansen, ook als we daarna niet samenwerken.
- Audit en eerste bouw. We brengen de workflow in kaart, spreken een vaste scope voor één stap af en bouwen de eerste automatisering binnen twee tot vier weken, in de tools die je al gebruikt.
- Live, met monitoring. Elk systeem krijgt vooraf een getal (bespaarde uren, reactietijd, foutpercentage), monitoring en meldingen, en een menselijke controle waar het ertoe doet.
- Van jou, gedocumenteerd. Alles draait in jouw accounts, onder jouw beheer, met documentatie en een verwerkersovereenkomst. Stoppen kan altijd zonder dat er iets stilvalt.
Wat we van jou vragen: toegang tot de tools die je nu gebruikt, één aanspreekpunt aan jouw kant en een uur per week overleg in de eerste weken. Documentatie hoef je niet te hebben, die maken wij.
Echte projecten
CalcAI maakt van een klusomschrijving een afgeronde offerte: een taalmodel stelt de regels op, een rekenengine rekent elk getal na, en de eigenaar drukt op verzenden. Kassabon.ai leest een bon, bewaakt de garantiedatum en stelt de claim op die je zelf verstuurt. Beide zijn producten die het Lab bouwde en draait.
Bekijk AI-strategie als je niet weet waar je moet beginnen. Bekijk groeisystemen voor de opvolging na de intake.
Veelgestelde vragen
- Welk proces kunnen we het beste als eerste automatiseren? Het proces dat zich het vaakst herhaalt en het meest pijn doet als het te laat is. In de praktijk is dat meestal de intake: de aanvraag, order of inschrijving die in een mailbox landt en in een systeem getypt moet worden. Die is het goedkoopst om te bouwen, en hij levert de gegevens op die je vertellen wat je als tweede moet automatiseren.
- Moeten we de tools vervangen die we al gebruiken? Nee, en we zouden het afraden. Automatisering is het meeste waard in de ruimte tussen de systemen waar je al voor betaalt. We koppelen aan wat je draait, en als een tool echt niet te koppelen is, zeggen we dat vóór het project en niet halverwege.
- Is dit AI, of gewoon regels? Allebei, en juist die verdeling is het punt. Een model leest: het maakt van een rommelige mail, een scan of een vrij tekstveld nette gegevens. Regels beslissen: die passen jouw grenzen, goedkeuringen en uitzonderingen toe. Zouden regels alleen het hele werk doen, dan bouwen we het zonder model, want dat is goedkoper in gebruik en makkelijker uit te leggen.
- Wat gebeurt er als er iets misgaat? Elke workflow draagt een getal, een melding als hij afdrijft en een aangewezen persoon voor de uitzonderingen. Werk dat niet bij het patroon past gaat naar die persoon, met alles wat het systeem gevonden heeft. Een automatisering die je niet kunt zien, is een automatisering die niemand vertrouwt.
- Hoe weten we of het echt iets heeft opgeleverd? Voordat we bouwen, schrijven we op welk getal de workflow moet bewegen: bestede uren, reactietijd of foutpercentage. Dat getal lezen we ervoor en erna af. Is het niet bewogen, dan is dat ook een uitkomst, en een goedkopere dan wanneer je er een jaar later achter komt.
